Fondamentaux, Salons / Organisation

Organiser un salon : mémento pratique

Organiser un salon

Organiser un salon : mémento pratique.
C’est un métier, apprenons le ensemble !

Extrait de « Organiser c’est un métier » Le Vade-mecum de l’organisateur de salons
Volume 1 – Chapitre 1 – Section 2Savoir où vous en êtes dans la lecture du cours ? Revenez au sommaire ICI

 

« Organiser c’est un métier », le Vade-mecum de l’organisateur de salons.
Comme son titre l’indique, ce livre, tiré de mon programme Master 2, Manager événementiel et digital  est destiné aux futurs organisateurs, à mes élèves ou à tout un chacun qui voudra transformer un rêve, une passion, un projet en salon !
C’est le volume 1 d’un opus en 3 volets.

Le volume 2 est son complément :
« Exposer à un salon avec succès », prenez les clés de votre ROI..
Sa diffusion est plus ambitieuse car elle touche la plupart des services dans l’entreprise qui auront à gérer la participation à un salon.

Le futur verra naître un nouveau projet, le volume #3, à très large audience : Le public.
En effet participer efficacement à un salon en tant que visiteur est un challenge largement facilité maintenant par le digital et l’IA : Comment tirer le meilleur parti des salons dans l’exercice de son métier ou de ses passions ?

Organiser un salon : mémento pratique – Méthodologie

Je propose de vous mettre à disposition les clés de l’organisation de salons basés sur 42 années d’expérience tant dans la création de salons, que dans l’organisation, la gestion, le marketing, la communication; mais aussi à travers les aspects techniques et logistiques. Enfin les aspects statistiques qui vont aider à la mise en place A+1.
Mon expérience successive, chez SPAT, dans la création et la production, puis dans le métier d’organisateur délégué et prestataire technique donne des angles de vue complémentaires.
Je vous propose de partir d’une feuille blanche, de vous laisser créer et organiser librement comme je l’ai toujours fait, mais en mettant à votre disposition les années d’expériences qui se traduiront ici par des études de cas.
des succès et des échecs formateurs qui m’on appris le métier.
Une somme considérable de collecte d’informations de tous les acteurs de la filière qui ont été « mon école », celle qui n’existait pas il y a 40 ans et qu’il fallait imaginer.

Ces études de cas seront très variées et sur des segments différents de l’activité : Industrie, art, techniques, sport, santé, vie quotidienne, commerce, nouvelles technologies, lifestyle.
Ce que je vous propose, c’est de vous donner des pistes, des bases, des règles.
Aussi de vous signaler les pièges.
En un mot de mettre toutes les chances de votre côté pour réussir, tout en vous libérant les ailes, car si vous avez décidé d’y aller, il ne faut pas que ces pré-requis vous privent de votre imagination.
J’organise des salons depuis plus de 40 ans, j’enseigne dans les universités et les grandes écoles, et ce que je suis fier de délivrer est un savoir-faire, en toute humilité.
Des méthodes, des règles basés sur mes expériences et sur celles de mes nombreux et valeureux confrères, qui m’ont donné accès à leurs salons et à leurs coulisses.

La méthodologie sera donc simple :  Je vous propose de partir des fiches de cours et de piocher dans les chapitres qui vous seront utiles à chaque moment de ce parcours expérienciel.
L’ensemble de ces fiches constituent le volume 1 du livre.
Je mettrai à disposition sur ce site une sélection de fiches au fur et à mesure de son évolution, ne pouvant pas mettre un bloc entier d’un seul coup :
On parle ici de près de 600 slides de powerpoint, sans compter le développement lié à chaque slide.
Les slides sont autant de fiches numérotées par Volume / chapitre / section / fiche et que vous retrouverez dans le sommaire : ICI

Organiser un salon : mémento pratique – Votre rôle

Vous êtes au coeur du dispositif du salon que vous allez organiser.
Je ne serai là que pour vous indiquer ce qui a fonctionné, ce qui ne l’a pas et surtout pourquoi, car vous avez peut être la solution idoine…
Je prendrai des exemples sur tous types de salons, tous types d’organisateurs, mettant en exergue ce qui fonctionne à 100% …. ou jamais.

Or ce qui est le plus important, ce sera à vous de l’apporter :
Le sujet et votre légitimité sur ce sujet.
Chaque salon est unique et l’essentiel est de maîtriser son sujet, en l’occurrence la seule question de départ étant : « Un salon sur quoi (sujet), qui apporte quoi (projet) et à qui (visiteurs et exposants)» ?

C’est l’équation primaire fondatrice de votre projet.

La constante est là :

  • Soit vous êtes l’expert de votre sujet et vous avez l’idée qui a généré le projet, que vous avez validé
  • Soit vous accompagnez l’expert dans la réalisation de son projet

Vous l’avez compris, le « pitch » c’est l’expert, l’expertise incontestée qui va faire que vous fédérerez sans peine exposants et visiteurs.
Cet expert ou cette expertise n’est pas forcément une personne physique.
Cela peut perte une personne morale, un institution, une profession via sa filière ou sa fédération, son syndicat.
Pour fédérer exposants et visiteurs il faut être crédible, il faut être maître de son sujet ou son référent connu et reconnu.
Un salon doit être représentatif d’un sujet ou d’une filière, bien positionné et unique.

Organiser un salon : mémento pratique – Evaluez vos besoins

Vous êtes dans la phase de passer à l’acte, de transformer votre rêve en réalité : Organiser votre salon.
Pour savoir ce dont vous aurez besoin, il faut que vous puisiez évaluer précisément qui vous êtes et ce dont vous aurez besoin.
Que vous soyez primo organisateur (votre premier salon) ou déjà rôdé, faisons le point :

  • Si vous tenez le sujet et les moyens mais que vous n’avez ni les compétences, ni la structure, ni les moyens humains pour mener votre projet au succès : Il vous faut un organisateur délégué, avec lequel vous allez contracter et qui va opérer pour vous. Contrat de mandat, contrat de licence, les formules ne manquent pas pour protéger les parties
  • Vous maîtrisez une partie des aspects d’organisation, vous avez une structure mais des moyens humains et un temps limité : Il vous faut un sous-traitant en organisation, un professionnel pour externaliser une partie de votre projet.
  • Vous maîtrisez toute la chaîne d’organisation d’un salon ou vous êtes un professionnel, mais vous avez besoin de sos traiter ponctuellement certaines tâches, notamment techniques. Il vous faut un prestataire technique et logistique.
  • Vous n’avez rien, pas même les financements de votre projet mais une idée lumineuse et les personnes clés pour légitimer la viabilité de votre projet. Il vous faut un partenaire, un associé, un producteur. Certains organisateurs proposent un service « primo organisateurs« , qui consultent sans frais pour évaluer la faisabilité puis éventuellement le financement du projet.

Organiser un salon : mémento pratique
Vous êtes au coeur du dispositif de la création de valeur.
Gardez-là !

Créer, produire, organiser votre salon c’est être au coeur de la création de valeur.
Ce que vous créez est unique.
Vous allez ainsi, avec votre projet alimenter l’ensemble d’une filière : Sites d’accueil, installateurs, prestataires techniques, prestataires de services, loueurs, agences de RP, agences de marketing, métiers du digital et de l’identification …
Vous êtes le créateur de valeur dont toute la filière va se nourrir.
Il faut vous assurer au fil des années de garder la main sur votre création, votre « bébé » car les dangers ne manquent pas.
En effet, dès qu’une source de profit naît, il y a toujours ceux qui vont s’en nourrir.
C’est cela aussi que vous trouverez dans mes fiches : Vous protéger des intermédiaires parasites et notamment, si l’intermédiaire est pertinent ne pas le laisser se saisir d’une partie de votre chiffre d’affaires.

Bonne lecture, allons au sommaire !


Organiser un salon / Participer efficacement à un salon, deux livres réversibles en forme de palindrome, somme de deux expériences complémentaires. Ces livres sont le fruit de plus de 40 ans de métier dans la filière des salons professionnels, l’enseignement, l’écriture et la production 360. Avant le projet académique ce sont tout d’abord des études de cas basées sur des expériences réelles, des salons qui ont fait leurs preuves de performance sur leur segment.
Ce livre est dédié à tous ceux qui depuis plus de 40 ans m’ont accompagné dans la réalisation de plus de 100 salons, dont essentiellement des salons de niche. Les salons de mes grands confrères aussi, sur des salons d’envergure internationale. Mais je dédie aussi ce livre à mes étudiants de ces 15 dernières années, en mal de bibliographie sur le sujet.

 

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