EFFICACITE & STRESS
En tant qu’organisateur de salons, je multiplie les fonctions, donc ma charge de travail avec une double tâche :
En tant que chef d’entreprise, je dois, comme tous mes pairs, gérer mon entreprise en plus de l’exercice de mon métier,
En tant qu’organisateur d’un certain nombre de salons, qui fonctionnent chacun comme une entreprise, avec ses clients propres, ses fournisseurs, son personnel, mais aussi ses recettes, ses dépenses, son bilan.
Je me retrouve donc à gérer une vingtaine de micro entreprises, qui ont chacune leur spécificité et demandent chacune du temps… En outre, les salons ouvrent et ferment à des dates fixes et il n’est donc pas question de reporter un certain nombre d’actions. Si je me laissais gagner par le stress devant une telle surcharge, je réduirais mon efficacité.
L’ORGANISATION, la gestion du temps, la maîtrise du stress est donc une obligation.
J’ai donc dû me construire une ORGANISATION DU TRAVAIL qui implique de structurer, hiérarchiser et décider selon des processus très précis. Pour cela, il a fallu construire une organisation de mon espace de travail et de celui de mes collaborateurs, de créer des outils de gestion du temps.
Les premières mesures prises sur la GESTION DU FLUX DE TRAVAIL et déjà vous vous sentez mieux : vous vous êtes approprié votre espace et votre temps, vous mesurez l’ampleur des tâches à leur juste valeur, vous connaissez les processus de traitement (faire de suite, faire le …, déléguer, classer, jeter) et surtout vous avez mis en place une méthodologie de flux des actions : entrée, « to do list », note, puis structuration, hiérarchisation, organisation, traitement, classement.
Qu’est-ce qui est URGENT, qu’est-ce qui est IMPORTANT et dans quel ordre doit-on traiter les tâches ?
Comment gérer les tâches programmées le matin et les tâches qui arrivent tout au long de la journée ?
Et quid des personnes qui vous sollicitent de manière impromptue, comment gérer vos appels, vos mails et tout ce qui aujourd’hui contribue à faire monter le stress et à réduire votre efficacité ?
David ALLEN, dans son ouvrage Getting things done nous apprend à traiter au fur et à mesure tout ce qui ne prendra pas plus de deux minutes de manière à ne pas charger votre « to do list » quotidienne, votre esprit et finalement votre angoisse.
L’ORGANISATION DU TRAVAIL, en outre, dépasse largement le cadre professionnel.
En effet, dans vos listes de tâches, de dossiers et de sous dossiers quotidiens il y a aussi les aspects de la vie privée qu’il faut bien gérer et donc introduire dans les processus de flux : trouver une nounou pour le soir même car un rendez vous va se prolonger, prendre rendez-vous chez le dentiste, gérer l’éducation des enfants, rendre visite à un oncle malade…
Ces tâches extra professionnelles génèrent les mêmes préoccupations et doivent être incluses dans la gestion globale de votre temps.
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